在美国，无论是发作业、考勤、问问题，都会通过邮件沟通。大多数美国学校会给每个老师和学生设定邮箱，一般进入大学后，通过验证就能使用自己的邮箱了。那么邮件究竟怎么发才合适呢，让我们从「如何开头」写起。
怎样开头？
怎样开头取决于邮件内容是什么，如果是一封正式的邮件，那就要使用 Dear 或者 To Whom It May Concern。注意 Dear 后面要加老师的称谓 Mr. Ms. Mrs。
一定要提前确定女老师是已婚还是未婚，以免造成不恰当的称呼，一般学校的网站上都能找到这些信息。如果是不那么正式的邮件，可以用 Hi Mr…, Good evening Mr….来开头。
怎样区分正式和非正式？
如果你的内容是多段的，比如希望老师给你写推荐信，希望老师改成绩，对某个成绩有异议，类似这样的情况，请用正式的开头。如果是几句话的内容，比如确定上课时间，对作业内容有疑问，这样的日常情况，就可以用非正式开头。
比如说，在这封邮件里，我对作业的内容有疑问，就可以用非正式的开头来和老师沟通
正文内容
开头的时候，一定要加一些问候语。直接切入主题会给人带来一种不礼貌的感觉，尤其外国老师都很喜欢唠嗑。所以可以先问候一下，比如：
How are you?
I hope this email finds you well.
I hope you are having a great vacation.
I hope you and your family are safe and well.
问候之后，就可以切入主题了。
很多时候，虽然我们只是把自己想表达的事情写出来，但是太直接了，会让人感觉不舒服，或者让老师感觉你在质问 TA。尤其是向老师提出请求的时候（改成绩，写推荐信），太过直接的语气，会让老师感觉没有得到尊重。
几个委婉表达自己想法的窍门：
1. 不要用 “Why？” 换成 How 或者 What
如果你想问老师为什么自己的成绩这么低，能否提高一点的时候不要用：
Why is my grade so low? Why did I get this score?
可以换成：
I’m really concerned with my score, how can I improve it or what can I do to make it up?
2.承认错误
不要大篇幅的找借口，老师都很了解学生，知道谁偷懒，谁作弊。大篇幅的解释，只会让老师觉得你不真诚，如果承认错误，或者退步，老师会更欣赏你。
例：老师质疑你草稿纸上的内容，和答案不符：
错误回答：I’m really sorry, but I did the work on my calculator and another scratch paper. I understand this question; I just didn’t show the right work. I can send you a picture of the correct work.
事情已经发生了，再去过度解释，就太刻意了，老师只会觉得你在找理由不真诚。这样回答可能会更好：
I certainly understand the importance of showing work when it comes to justifying the correct answer. And I will pay more attention in writing more coherent work that explains my answer choices.
3.给老师一个台阶
有的时候老师很讨厌别人指出他的错误，所以在提出你的请求的时候，可以多给老师一个选择，给老师一个台阶下，否则他可能会碍于情面拒绝你的请求。
例：老师成绩算错了，你可以说：
It could be a mistake on my end, but I remember turning in all the materials required. Could you please double check my assignment at your convenience, so I can turn in the missing work in order to get full credit?
4.礼貌措辞
最后有些万能语句，是无论什么情况下都可以使用的：
Could you please…at your convenience？
Please let me know…
I would be grateful if you could…
It would be helpful…
I was wondering if you could…
Is it possible for you to…
比如说你有一个作业老师忽略了，没有批改，你可以说：
Could you look through my assignment at your convenience and give me feedbacks so I can revise?
或者说你家长想和老师约一次线上会议：
My mom was wondering if you could set up a meeting to discuss my past assignments. Please let me know when you are available to arrange the zoom meeting.
邮件中的大忌：
除了委婉语气外，邮件中还要尽量避免缩写，因为在和同学聊天的时候，大家会经常使用缩写：K(ok)，wbt(what about)，tmrw(tomorrow)，u(you)，tbh(to be honest)。
如果在邮件中加上这些内容会显得非常不正式，就像在微信里和老师聊天的时候蹦出来一句 y1s1，老师也不是听不懂，只是这样的交流会显得有些幼稚。
因此，尽量避免使用emoji或者过多感叹号，尤其是在正式的邮件里，emoji就会显得过分随意，emoji 想表达的内容可以使用短语来代替：
I’m really happy with the result of my test
I was very stressed over the final exam
让邮件尽量简洁和清晰，不要用过长的篇幅描述不需要的内容，如果是非常长的一封邮件，那就分段，或者使用 bullet points 让读者理解你想表达的内容。
不要使用太过口语话的词语：what’s up, gonna, wanna, ain’t, hang out, legit, I don’t get it, putting it on record, draw the line…
下面这张图就是一些口语化和书面表达的替换：
怎样结尾？
写完开头和内容后，大部分邮件的结尾其实大同小异。有些万能结尾句，比如：
Thank you so much for…
Please don’t hesitate to reach out
Please let me know how I can help
I’m grateful for your help
If you have any question, please reach out to
Have a good day
Have a great day
比如你想让老师写一封推荐信，你把大概的内容和简历发给 TA，最后结尾的时候可以加上：
Thank you so much for doing this. Please don’t hesitate to reach out if you have any questions about my resume or the application process.
或者说你认为老师给你的分数比你预期的要低，可以这么说
Could you give me some advice regarding this paper, so I can improve? There might be ambiguous phrases or sentences that concerned you and distracted you from the gist of the essay. Please let me know if there’s anything I can clarify or explain.
写完之后，也不要忘记检查附件和语法。
邮件主题
最后在撰写邮件标题时，一定要尽可能简洁清晰。比如：
Missing Assignment Last Thursday
Absence Today
Question about the research paper
Recommendation letter
Question about grade on Aeries
Parent teacher conference
如果是很着急的事，可以在前面写上 urgent，或者 emergency。然后在邮件末尾再提醒一下：
As this matter is urgent, please let me know your answer as soon as possible. I would be grateful for your prompt reply.
如果老师回复你了，不要忘记感谢他/她：
Thank you for replying so promptly…
Greatly appreciate your response…
邮件格式：
邮件内容大概就是这样，大家可以参考下图的格式来修改调整分段、空行等等。
发就完了
一开始留学时，我也非常不擅长写邮件，但是我又非常不喜欢面对面与老师交谈（可怕和尴尬），所以写邮件时最方便而且礼貌的方式。不用见面聊天，就可以很高效率的解决问题
